Hallo zusammen,

wir waren in den letzten Wochen wieder fleissig und haben einige neue Funktionen für euch entwickelt. Ausserdem haben wir dank eures Feedback entschieden, als nächstes grosses Feature die Ressourcenplanung zu implementieren. Damit wir da auch alle für euch notwendigen Funktionen integrieren, suchen wir aktuell nach Input. Wir sind über jegliches Feedback dankbar: Jetzt kurzes Feedback geben

Alternativ könnt ihr auch kurz per Email antworten und mir ein paar Stichworte geben.

Übersicht zu den neuen Funktionen

1. Neues Kontakt Management

   1. Kontaktimport aus Bexio

   2. Duplikat-Erkennung bei Kontakterfassung

   3. Updates aus Quelle Abfragen

   4. Erleichterte Projekterzeugung

   5. Übernahme von Kunde zu Eigentümer

2. Neuer Status - “Warten auf interne Rückmeldung”

3. Automatische Dokumenten-Upload ins ElektroForm solar

4. Version 2 des PDF Filler - jetzt könnt ihr selbst konfigurieren

5. Aufgaben an Kunden zuweisen

6. Mehr Kontrolle über Datei- und Kontaktkategorien

7. Kleinere Verbesserungen

Das neue Kontakt Management

Wir haben unseren Kontaktmanager vollständig überarbeitet um in Zukunft schneller und einfacher weitere Integrationen anzubieten. Dabei haben wir auch viele hilfreiche neue Funktionen eingebaut. Hier ein Überblick:

Kontaktimport aus Bexio

Unabhängig von Projekten könnt ihr nun auch einzelnen Kontakte aus Bexio importieren. Dies geht sowohl in der Kontaktsektion, als auch bei der Projekterzeugung und auf den Projekten selbst.

Über das Suchfeld, könnt ihr eure bestehenden Bexio Kontakt durchsuchen und den Kontakt auswählen, den ihr importieren wollt. Wenn ihr einen Geschäftskontakt auswählt werden auch automatisch alle Ansprechpartner mit importiert.

Duplikat Erkennung

Wenn ein neuer Kontakt angelegt wird, prüfen wir nun auf mögliche Duplikate und bieten die Möglichkeit, anstatt einen neuen Kontakt zu erstellen, den bestehenden Kontakt auszuwählen. Dies funktioniert sowohl in der Kontakt Sektion, also auch bei der Projekterzeugung und auf der Projektseite.

Updates aus Quelle Abfrage

Gerade bei importierten Kontakten ist es wichtig, dass die Daten aktuell bleiben. Neu könnt ihr nun die Kontakte aktualisieren. Dabei machen wir eine Abfrage an das System, aus dem sie importiert worden sind. Wenn es neue Daten gibt übertragen wir diese automatisch in Solarstream. Sollte es zu Konflikten kommen habt ihr drei Möglichkeiten:

1. Solarstream Daten behalten

2. Die Daten aus der Quelle übernehmen

3. Für jedes Feld entscheiden wie ihr vorgehen wollt.

Um eine solche Abfrage zu starten müsst ihr den Kontakt bearbeiten und dann auf “Aktuelle Daten abrufen” klicken.

Vereinfachte Projekteröffnung

In der Vergangenheit gab es immer wieder Probleme mit fehlenden Daten, die zu Validierungsfehlern bei der Projekterzeugung geführt haben. Um diesen Prozess zu vereinfachen haben wir nun die Anzahl an Pflichtfelder deutlich reduziert. Nur der Kontakt des Kunden benötigt mehr als einen Namen, sollten hier Daten fehlen gibt es einen extra Prozess, der euch Schritt für Schritt durch die Felder führt, die noch fehlen.

Auch beim Import von Projekte aus Bexio oder dem ElektroForm solar hat sich der Prozess ein bisschen verändert. Hier werdet ihr Schritt für Schritt durch die einzelnen Kontakte geführt. Ihr könnt direkt Daten ergänzen falls diese fehlen. Ausserdem prüfen wir auch hier wieder auf Duplikate und lassen euch bestehende Kontakte auswählen.

Übernahme von Kunde als Eigentümer

Der Kunde ist identisch zum Eigentümer? Kein Problem, mit der neuen Version könnt ihr mit einem Klick den Kunden auch als Eigentümer übertragen.

Neuer Status - “Warten auf interne Rückmeldung”

Viele von euch haben uns richtigerweise darauf hingewiesen, dass man eigentlich noch einen weiteren Status bräuchte, nämlich das “Warten auf interne Rückmeldung”. Diesen Status haben wir nun entsprechend eingeführt. Er kann wie gewohnt in den einzelnen Tasks ausgewählt werden.

Automatische Dokumenten-Upload ins ElektroForm solar und runterladen des Dokumentenpools

Wir haben unsere Schnittstelle zum ElektroForm solar nochmals erweitert. Neu könnt ihr nun Dokumente mit nur einem Klick in das ElektroForm solar weiterleiten. Diese werden dann im Dokumentenpool abgelegt und können als Anhänge für die unterschiedlichen Formulare genutzt werden. Um ein Dokument ins ElektroForm solar zu schicken könnt ihr in der Datei Sektion bei Projekten, die mit dem ElektroForm solar verknüpft sind, einen neue Spalte mit einem “Hochladen” Button finden.

Ausserdem werden beim Projektimport und beim Verknüpfen von bestehenden ElektroForm Projekten nun alle Dokumente aus dem Dokumentenpool automatisch runtergeladen und in der Solarstream Dateiablage abgelegt.

Version 2 des PDF Filler - jetzt könnt ihr selbst konfigurieren

Wir haben der PDF Filler erweitert. Nun können auch Daten von Partnerunternehmen direkt in PDF Dateien übertragen werden. Ausserdem können wir die Konfiguration nun erweitern, so dass ihr selbst weitere PDF Dateien konfigurieren könnt.

Da dies eine kleine extra Schulung benötigt bitte ich euch, mich kurz wissen zu lassen, wer bei euch diese Schulung bekommen sollte. Bucht euch dafür gerne einfach direkt einen Termin: https://meetings-eu1.hubspot.com/manuel-ganter

Aufgaben an den Kunden zuweisen

Auf der Statusseite konntet ihr bisher bereits Dokumente an den Kunden freigeben. Neu könnt ihr euren Kunden nun auch Aufgaben zuweisen und eine Frist setzen. Eure Kunden können diese dann als abgeschlossen markieren, sobald diese abgeschlossen sind.

Die Zuweisung läuft wie bei internen Zuweisung in den einzelnen Tasks

Auf der Statusseite wird dann eine neue Sektion angezeigt:

Mehr Kontrolle über Datei- und Kontaktkategorien

Wenn ihr bestimmte Kontaktkategorien eigentlich nie nutzt oder ihr die Liste zu lange findet könnt ihr in den Einstellungen bestimmte Kategorien nun ausblenden. Das funktioniert sowohl für Dateikategorien als auch für Kontaktkategorien.

Über einen Klick auf das “blaue Auge” können diese abgewählt werden.

Weitere kleine Updates:

• Projektvorlage duplizieren läuft nun schneller

• Adresse ausserhalb der Schweiz können nun validiert werden

• Ordnerstrukturen mit mehreren Ebenen werden nun richtig angezeigt

• Farbformatierungen im Notizfeld optimiert für Dark Mode

• Anpassung der Breite des Notizfelds

• Übernahme der Dateikategorien aus der Vorlage in den Aufgaben

• Der Montagezeitraum kann nun gelöscht werden

• Orderstukturen mit Unterordnern werden nun optimiert angezeigt